Eine der ersten Überlegungen in einem Unternehmen ist natürlich, ob man einen separaten Einkauf benötigt – also eine dedizierte Person, ein Team oder eine Abteilung, die sich vollständig mit dem Thema Einkauf befasst.
Bei kleinen Unternehmen ist die Notwendigkeit eine ganz andere, als bei Unternehmen des Mittelstandes oder Großunternehmen und Unternehmensgruppen.
Hinzu kommt, was das Unternehmen macht. Handelt es sich um ein Dienstleistungsunternehmen, einen Händler oder ein produzierendes Unternehmen. Und auch die Branche in der das Unternehmen tätig ist, erfordert bestimmte Ausprägungen der Funktion des Einkaufs.
Fangen wir an:
- Kleine Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern (bis ca. 50 Mitarbeiter)
- In diesen Unternehmen sollte in den meisten Fällen ein Mitarbeiter ausreichen, der den EInkauf durchführt. Mit dieser Hauptfunktion hat der Einkäufer ausreichend Freiraum, um sich um die strategisch richtige Auswahl der Lieferanten zu kümmern und die Beschaffungsaktivitäten durchzuführen.
- Achtung, ein produzierendes Unternehmen bis 50 Mitarbeiter kann deutlich mehr als nur einen Einkäufer erfordern. Dies hängt unter Anderem davon ab, wie materialintensiv die Produktion in Bezug auf Volumen und Diversität der Materialien ist. Dabei spielt auch eine Rolle, ob viele der Materialien lokal oder aus dem Ausland bezogen werden müssen.
- mittelständische Unternehmen (>50 Mitarbeiter)
- Dienstleister in dieser Größe haben in der Regel nur wenige Beschaffungsthemen. Diese beschränken sich häufig auf die Büroausstattung, also IT, Möbel und Büromaterial. Hinzu kommen ggf. Dienstleister für die Infrastruktur, die Reinigung, Kantine und Hausmeistertätigkeiten.
- Handelsunternehmen müssen mit Waren handeln. Wenn die Tätigkeit nicht nur auf feste Handelspartner beschränkt sind, sondern das Waren-Portfolio regelmäßig angepasst wird, müssen neue Lieferanten gesucht und verpflichtet werden. Hier entstehen vielfältige, besonders strategische Aufgabenfelder des Einkaufs, denn von dem Einkauf kann hier sogar der Unternehmenszweck und der Umsatz direkt abhängen.
- Produzierende Unternehmen ab dieser Größenordnung benötigen zwingend eine Einkaufsfunktion. Die Versorgungssicherheit, der Beschaffungspreis und die Qualität der Materialien sind hier unabdingbare Parameter für die Unternehmensstrategie und den Unternehmenszweck. Die Ausprägung des EInkaufs in Größe und Funktionen sollten gut durchdacht werden – was auch in gewisser Weise abhängig von der Unternehmensgröße und der Komplexität der Produktion ist.
- In Großunternehmen und Unternehmensgruppen/Konzernen ist ein Einkauf unabdingbar. Hier gibt es dann zwei grundsätzliche Ausprägungen: Den Lokalen Einkauf, den zentralen Einkauf und den hybriden Einkauf (zentral und lokal)
Es zeigt sich also, ob und wie ein Einkauf benötigt wird, hängt von den Rahmenbedingungen ab. Wie der Einkauf dann ausgeprägt sein sollte ist ebenfalls von den Ergebnissen abhängig, welche der Einkauf erzielen soll. Diese Ergebnisse reichen von der Übernahme der Beschaffungsdienstleistung über die Auswahl strategischer Lieferanten bis hin zu einem definierten Grad an Versorgungssicherheit.
